¿Adquirir o implementar un ERP?

En el proceso de Implementación, se puede definir si el ERP adquirido se transforma en una herramienta de gestión, o en un ICONO más dentro del escritorio. Las expectativas que generan la elección y adquisición de un ERP en una empresa son enormes; como la resistencia al cambio que, una vez que comienza el proceso de implementación, necesariamente aparece como una tensión.

Es en este punto en el que se debe tener mucho cuidado, y no quedar en el camino de adquirir el ERP, sin finalizar su implementación.

En tal sentido, hay TRES grandes obstáculos que las empresas deberán identificar y superar al momento de empezar a implementar un sistema:

1. El miedo al cambio: Los fantasmas que generan la implementación y/o cambio de un sistema, generalmente, proveniente del miedo de las personas a ser desplazados por el mismo, lo que hace que no se involucren en el proceso y sean poco permeables a las bondades de la tecnología y al cambio positivo que ésta puede generar en sus actividades. Por otro lado, el simple hecho de salir de la zona de confort, “si siempre lo hice así y funciona, ¿por qué debo cambiar?...” genera, de por sí, una resistencia.


2. Lograr finalizar el proceso con éxito: ¿Por qué se plantea como un obstáculo a superar? Porque, generalmente, no hay alguien en la empresa que lleve la bandera de la implementación y demande al proveedor del Software la capacitación para el completo aprovechamiento del mismo.


3. Alinear el software a los procesos de negocio y viceversa: Se debe trabajar sobre los procesos de negocios claves de la organización, con el fin de determinar que la solución elegida pueda soportar dichos procesos, o en caso contrario, adaptarse. También puede necesitarse modificar ciertos procesos de negocio, con el fin de mejorarlos y lograr mayor eficiencia, que luego será respaldado por el software elegido.

Si estos factores no logran, en principio, identificarse para después superarse, el proceso de implantación se convierte en una mera “adquisición” que no llega a completarse totalmente u obliga a llevar paralelos a otros sistemas de la empresa; en ese caso, en lugar de tener un sistema con información, la empresa termina teniendo un sistema con datos dispersos que obligan a reprocesos.

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Vale aclarar que los datos, por si solos, no sirven. Los ERP generalmente están preparados para, de una manera u otra, convertir esos datos que cada empleado ingresa en forma de compartimiento estanco, en información de gestión que le permitirá al Directorio tomar decisiones y “anticiparse a los hechos”.

¿Cómo solucionar este dilema?

Al momento de pensar en el cambio no sólo deberá realizarse un diagnóstico sobre las necesidades puntuales que tiene cada área involucrada, sino también revisar los procesos administrativos existentes con el fin de comenzar la búsqueda y selección del ERP adecuado que tenga la mayor cantidad de herramientas posibles que permitan optimizar la compra.

Adicionalmente, deberá evaluarse si la empresa tiene disponible recursos humanos que puedan liderar la implementación o, caso contrario, si será necesario buscar estos recursos fuera de la empresa como recursos temporales que aseguren el éxito del proyecto.

La experiencia nos asegura que la correcta elección del ERP permitirá que la adquisición del mismo se convierta en inversión y su educada implementación hará que los datos se conviertan en información útil para la toma de decisiones.

Eliana García Moretti - Mind & Process - www.mindprocess.com.ar.

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