La mejor TACTICA para la gestión de clientes

Desde no tener una base de datos unificada y perder la historia de cada venta, Ares pasó a tener un mayor control de los presupuestos y a registrar las interacciones con cada cliente, gracias a la implementación de TACTICA.

El desafío

No hay dudas de que para llevar adelante un negocio en forma exitosa es primordial tener una buena relación con el cliente. Sin embargo, para Ares Electrónica Industrial, empresa dedicada a la fabricación de bombas dosificadoras, la tarea se le hacía muy difícil. No sólo tenía problemas en la organización general por no contar con una herramienta adecuada para registrar la información de cada venta, sino que perdía las historias con los clientes y no podía tener un seguimiento de los pedidos e historial de cada compra. “Para colmo no contábamos siquiera con una base de datos unificada”, describe Eduardo Serafini, Socio Gerente de Ares.

La solución

Así fue como la empresa se planteó la necesidad de adquirir un sistema de gestión y, después de evaluar programas como Lotus Notes y otros hechos a medida, se decidió por TACTICA gracias a un contacto que se los recomendó (Silge Electrónica). “Elegimos TACTICA debido a la simplicidad de tener un soft armado, por el precio, y porque también nos hacía falta un CRM”, señala Serafini.

Al poco tiempo de haber implementado la solución integral de TACTICA comenzaron a percibir los resultados: ahora contaban con una base de datos ágil en la que podían buscar la información en forma rápida, tener un historial de las interacciones hechas con cada cliente, realizar un seguimiento de los presupuestos y hasta organizar campañas de marketing y acciones publicitarias.

Los resultados

Para Ares, medir los resultados después de haber instalado TACTICA es una tarea continua. El mejor termómetro que tiene la empresa sin duda es la mejora en la relación con el cliente y el ordenamiento a nivel administrativo y de gestión que logró la organización. Como describe Serafini: “nos permite dar una mejor atención al cliente por el sólo hecho de tener su historia registrada, porque ya no hace falta que nos repita la información cada vez que llama”.

Además, la ventaja de contar con plantillas le permite idear campañas de e-mail marketing de manera muy sencilla, y todo sin salir del sistema. “Nos simplificó el trabajo, al igual que poder tener un control y seguimiento de los presupuestos, que también hizo que aumentaran las ventas”, concluye Serafini.

TACTICA: La solución integral que estaba necesitando

Tristán Marek no podía manejar toda la información de la empresa con el software de facturación que utilizaba, decidió cambiar por el sistema de CRM integral de TACTICA y ahora puede obtener un ranking de ventas, generar campañas de e-mail marketing y consultar los datos de la base de manera ágil.

El desafío

“Desde hace tiempo que veníamos manejando la facturación de la empresa con un software viejo, y nos dimos cuenta que cuando necesitábamos consultar los datos, no podíamos ver toda la información, o el sistema demoraba mucho tiempo en procesar cada consulta”, describe Tristán Marek, Director de la empresa que lleva su nombre y que se dedica a la venta de bujías de encendido para el mercado automotriz en Latinoamérica y además representa marcas europeas.

La situación era clara: conforme Tristán Marek crecía en ventas y aumentaba su cartera de clientes, el software de facturación no era suficiente para almacenar toda la información relativa a las ventas, contactos, e historial de facturación y, peor aún, cuando necesitaba consultar la base, no le resultaba ágil y los datos que obtenía eran insuficientes.

La solución

“Cuando descubrimos TACTICA habíamos visto diferentes sistemas de CRM y de facturación, y el que más nos interesó fue éste”, cuenta Marek, y agrega: “cuando probamos la DEMO nos decidimos de inmediato porque incluía varias opciones que otros no tenían, como la de armar campañas de e-mail marketing, que en los otros software tenías que contratar como un servicio aparte”.

El proceso de implementación se inició en 2006, y gran parte de la configuración la pudieron resolver por su cuenta, con la ayuda de los videos de capacitación en línea. Así lo explica Marek: “nos da muy buenos resultados la capacitación online con la gente de TACTICA, donde te muestran desde nuestra pantalla la pantalla de ellos, eso es lo más práctico y funcional”.

Los resultados

Los cambios que evidenciaron desde que utilizan TACTICA fueron varios, y Marek sabe que a medida que vayan implementando más funciones del sistema, los resultados irán creciendo. De todas formas, se entusiasma con que una de las grandes ventajas que encuentra es que el software “no se cuelga, y eso que lo tengo corriendo constantemente”.

Además, “ahora podemos ver la cantidad de volumen que está comprando un cliente, qué es lo que compró, y obtener un ranking de ventas por productos”, describe Marek y agrega: “sobre todo la gente que está en el día a día con las ventas utiliza mucho la base para consultar la información del cliente, y ahora les resulta más ágil y los datos están organizados”.

Como Director de la empresa, dedica buena parte de su tiempo a generar campañas de marketing a través del correo electrónico, con la ayuda de las plantillas que incorpora el sistema. “Nos ahorra mucho tiempo y nos da muy buenos resultados”, resume.

De buscar una aguja en un pajar a facturar 5 veces más

Antes de implementar TACTICA, Grupo Toner contaba con mucha demanda insatisfecha, ya que no tenía una herramienta que le permitiera mantener un registro de sus ventas y los datos actualizados de sus clientes.

El desafío

Para Grupo Toner, empresa proveedora de insumos para impresión, encontrar los datos de un cliente era lo mismo que buscar una aguja en un pajar. De hecho, al no tener un registro con la información de sus contactos, cada vez que quería ofrecerle un producto a un cliente o tenía un nuevo servicio disponible, no podía ubicar el teléfono para comunicárselo.

“Había clientes con los que teníamos una relación permanente pero al momento de saber lo que habían comprado o mantener un registro, perdíamos el dato”, describe Andrés Fabbri, Gerente de Grupo Toner.

La solución

Frente a esa situación, la empresa salió a buscar una herramienta que le permitiera llevar un registro ordenado y actualizado de todo el proceso interno; pero la primera decisión no fue acertada: “compramos un programa de gestión que incluía bases de datos, pero gastamos mucho dinero y no sirvió, tenía demasiadas deficiencias y perdimos seis meses tratando de implementar algo que no tenía forma de ser implementado”, cuenta Fabbri.

Después de esa mala experiencia, afortunadamente unos meses después recibieron la propuesta de TACTICA: “básicamente se ofrecía como un programa de contactos, es decir se destacaba el CRM, y como uno de los problemas principales que teníamos, además de todo el tema de gestión y facturación, era ese, los llamamos y cuando empezamos a ver el programa completo nos pareció muy bueno”, describe el Gerente de Grupo Toner.

Los resultados

La implementación del sistema les resultó exitosa, aunque todavía están en proceso de configuración de algunos módulos y funciones del programa. Como dice Fabbri: “es un proceso largo porque abarca todas las áreas de la empresa”. Por eso, también destaca la ventaja de contar con los videos de capacitación, disponibles en la página web (www.tacticasoft.com).

Desde el punto de vista de las mejoras que obtuvieron en el sistema, con TACTICA pudieron organizar la relación con el cliente y por consiguiente ahorrar mucho tiempo en el contacto. “En un solo proceso podemos unir desde el ingreso de la mercadería, el contacto con el cliente, hasta el cierre de los libros contables; lo que es un ahorro de tiempo realmente importante”, dice Fabbri.

Además, la mejora en la relación con el cliente tuvo su correlato en el aumento en las ventas: “en el momento que implementamos TACTICA estábamos trabajando al 100% de lo que podíamos, con muchos errores, y con un nivel de ventas mediano, y a medida que fuimos implementando más cosas del sistema lo que ocurrió es que seguimos trabajando al 100% pero el mismo esfuerzo representa una facturación 5 veces mayor, es decir que antes estábamos dejando muchísima demanda sin cubrir”, señala el Gerente de Grupo Toner y agrega: “por eso estoy tratando de implementar más cosas de TACTICA para ahorrar más tiempo, cometer menos errores, y continuar creciendo en las ventas”.

Almatec gestiona con TACTICA

La empresa proveedora de equipos para logística pasó de las planillas de cálculo y el Word a un sistema de CRM/ERP integral, con el que puede consultar el historial de cada cliente, verificar stocks y administrar campañas de marketing.

El desafío

Como la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en expansión, Almatec manejaba los presupuestos y la base de datos de sus clientes con las herramientas de oficina básicas, como Excel y Word. De esta manera, no podía administrar con eficiencia la información sensible de la empresa, ni realizar un seguimiento de los pedidos, o analizar la facturación para tomar decisiones.

Por esa razón, comenzó a buscar una aplicación específica que le permitiera sistematizar la gestión de la empresa. Así, lograría simplificar la confección y envío de presupuestos, y administrar los datos de sus clientes con una sola herramienta que pudiera compartir toda la organización.

La solución

Según cuenta Fernando Ottalagano, titular de Almatec, recibieron la propuesta de TACTICA y comenzaron a utilizar el sistema cuando sólo era CRM. Al tiempo, cuando se integró el ERP, lo implementaron de inmediato para poder sistematizar también los pedidos, la facturación y las cobranzas.

Si bien se decidieron por la solución de TACTICA debido a su enfoque hacia el área comercial, el uso de la herramienta hoy se encuentra extendido a varios sectores de la empresa: ventas, administración (finanzas y contaduría), despacho, marketing, comercio exterior y servicio post venta. “Nos permite tener un mejor seguimiento de nuestros clientes, futuros clientes y proveedores; y nos organiza el proceso de facturación de ventas y compras. Además, nos proporciona una gran ayuda en la parte de stock y contabilidad de la empresa”, explica Fernando.

Los resultados

Del manejo de la información con las herramientas de Office -como lo hacían antes- al uso de un sistema integral, los resultados impactaron en toda la organización: “mejoramos los procesos de cotización y seguimiento comercial y pudimos crear un historial de cada cliente, para saber qué se le presupuestó, qué compró y cómo pagó. Además, podemos cargar una campaña publicitaria y enlazarla a los presupuestos que genera y a las ventas que produce, para ver el rendimiento de cada una y conocer el costo de implementar cada campaña”, destaca Fernando.

Con relación a la atención al cliente, gracias a TACTICA optimizaron la administración de los datos, de modo que cuando una persona se comunica con la empresa, quien lo atiende puede verificar rápidamente qué pedidos tiene pendientes, las compras que realizó con anterioridad, qué productos tiene con su número de serie y si se encuentra en garantía. Al mismo tiempo, con el módulo de stock los vendedores pueden saber a simple vista qué equipos se encuentran disponibles para la venta y consultar, desde el módulo de requerimientos, cuáles están por ingresar.

Lateco hizo de TACTICA su mejor estrategia

Con la ayuda de los videos de capacitación de TACTICA y el compromiso de la Dirección, Lateco logró implementar el sistema de CRM en forma integral; y hoy puede realizar un seguimiento de los presupuestos y pedidos de sus clientes, además de detectar nuevas oportunidades comerciales.

El desafío

Cuando a mediados de 2007 Lateco, una empresa de servicios de comunicaciones especializada en la administración y mantenimiento de redes empresariales, tomó la decisión de buscar y seleccionar un sistema CRM, sabía que eran muchas las dificultades que tenía que solucionar. Para empezar, no contaba con un sistema integral sino que utilizaba un ERP en forma parcial, y al mismo tiempo hacía uso de otra aplicación para cargar los pedidos y solicitudes de soporte de sus clientes.

Por otra parte, el área comercial no tenía una herramienta específica donde podía volcar la información de sus contactos, lo que originaba pérdida de información y, en muchos casos, duplicidad en la carga de los datos.

La solución

“Cuando comenzamos con la búsqueda de un CRM que se ajustara a nuestras necesidades y posibilidades, lo hicimos entrevistando a los potenciales proveedores que conocíamos, y hasta ese momento no sabíamos de TACTICA”, relata Gustavo Chamber, Gerente Comercial de Lateco. Por suerte, no pasó mucho tiempo hasta que recibieron la propuesta de TACTICA y enseguida probaron la DEMO: “nos causó una buena impresión y también ayudó la referencia de una empresa de tecnología como nosotros, que ya era usuaria de TACTICA”, completa Chamber.

Sin embargo, hubo dos factores que determinaron la contratación de TACTICA: “el hecho de que se trata de una solución integral, tanto para el área comercial como operativa; y la flexibilidad comercial de la propuesta, que nos ayudó a concretar la compra con un esfuerzo acorde a nuestras necesidades”, describe el Gerente Comercial de Lateco.

Al momento de implementar el sistema, el compromiso y dedicación de la empresa fue fundamental: “desde el principio nos propusimos utilizar todo el potencial del software y, por nuestra propia experiencia como empresa de servicios de tecnología, sabíamos que la implementación requería de compromiso de la Dirección y de las distintas Gerencias de la empresa”, cuenta Chamber. De esta manera, gracias a que todos se involucraron en el proceso y a las horas dedicadas a ver los videos de capacitación en www.tacticasoft.com, Lateco logró implementar el sistema en forma integral.

Los resultados

Durante el tiempo que viene utilizando TACTICA en todo su potencial, Lateco logró varias mejoras: “el mayor logro es la posibilidad de contar con herramientas de gestión que permiten aprovechar las oportunidades y consolidar la relación con los clientes existentes. Además, tenemos un mayor orden interno y un seguimiento más detallado de cada operación”, describe Chamber.

En otro orden de cosas, gracias a TACTICA, la empresa ya no depende más de papeles, lo que además le ahorra tiempo y le otorga mayor precisión en la búsqueda de información acerca de cualquier situación o compromiso asumido con un cliente. De esta manera, cuenta con un ordenamiento de muchos de sus procesos internos y circuitos administrativos, que son canalizados a través de TACTICA, lo que también impide la informalidad e improvisación en la operatividad de la empresa.

Por último, gracias a que posee una base de datos única e integral que contiene toda la información comercial de sus clientes y proveedores, puede realizar un seguimiento práctico y sencillo de todos los presupuestos y oportunidades de venta que se presentan.

Una solución integrada es el mayor activo de una empresa de servicios

Con la implementación de TACTICA, ZNET logró unificar en un solo sistema todos los procesos de la empresa, además de que puede generar reportes en forma sencilla para conocer el estado de situación de los pedidos y tener un mejor control sobre la facturación.

El desafío

ZNET Soluciones Informáticas se especializa en brindar soporte técnico de PCs y servidores bajo entorno Windows, además de administrar redes de datos y proveer soluciones de protección y seguridad de correo electrónico e Internet. Es así como la gestión y el registro de los pedidos de sus clientes resulta un tema sensible en su organización.

Hernán Clarenc, apoderado y consultor informático de ZNET, sabía que contar con varias planillas de Excel y bases de Access para el registro de toda la información no era un sistema eficiente. “Se hacía muy tedioso, impráctico e impreciso reunir los datos, cruzarlos y realizar estadísticas. Estaban dispersos y formateados con diferentes criterios, resultando ineficiente para un control y como fuente confiable en la toma de decisiones de la empresa”, resume Clarenc.

La solución

Gracias a la recomendación de un conocido, llegaron a descargar una demo y probar las funcionalidades de TACTICA. El resultado fue la implementación del sistema al poco tiempo. Así lo recuerda Clarenc: “nos pareció complejo, pero al mismo tiempo reunía en una sola herramienta todas las áreas que deseábamos implementar: CRM, ERP y el módulo de Soporte, muy utilizado ya que es nuestro principal servicio”.

Rápidamente, el uso del software se extendió a varias áreas de la empresa, ya que descubrieron que unificar todo en un sistema les permite saber en qué parte del proceso de compra-venta se encuentra un determinado producto, cliente, servicio de cobranza, pagos, o fondo; haciendo que la gestión de la empresa sea más eficiente.

Los resultados

Son varias las ventajas que enumera Clarenc de TACTICA: “precio accesible, flexibilidad en al acceso a los datos de la base y en la creación de reportes, inclusión de CRM y ERP en un solo producto”. Pero quizás el mejor resultado es el que pudo medir con la experiencia: “a principios de año contratamos un encargado de soporte que utiliza el sistema para el registro de los problemas técnicos por los cuáles nos consultan los clientes. Así realizamos la asignación de los técnicos y la impresión de los órdenes de soporte; y gracias a los reportes que hemos generado, podemos saber cuántas horas, qué técnico lo visitó y qué se hizo en cada cliente en el mes, logrando una facturación más precisa de los servicios. Antes nos pasaba que a veces algo no era facturado y cobrado porque todo era hecho por una sola persona con herramientas poco adecuadas”.

Es por eso que al tener parametrizados los procesos de toda la organización con TACTICA, hoy ZNET puede diferenciar y repartir tareas específicas que resultan esenciales para una buena gestión, sobre todo en una empresa donde el servicio está puesto en primer lugar.

Geosistemas tiene “todo en uno” con TACTICA

En menos de un año desde que implementó TACTICA, Geosistemas logró mejorar la atención al cliente, organizar el soporte técnico y hacer un seguimiento de las ventas.

El desafío

Para una empresa que comercializa productos GPS, rastrear los equipos vendidos, conocer el estado de situación de una reparación, o ver la garantía disponible, es tarea de todos los días. Y como tal, es fundamental que pueda resolverla de forma rápida y eficaz. Por eso, para Geosistemas, el diagnóstico era muy claro: necesitaba implementar un software de gestión que le permitiera hacer un seguimiento de sus clientes y de los equipos vendidos, más eficiente.

La solución

“A través de la web buscamos sistemas de CRM y nos decidimos por TACTICA porque nos permitía unificar los presupuestos (la forma en que se confeccionan y se envían a los clientes), hacer un seguimiento de eso, y utilizar el módulo de soporte para organizar y ampliar nuestro servicio técnico”, describe Myriam Merlo, encargada de la coordinación de Sistemas de Geosistemas.

Antes de implementar TACTICA, la empresa realizaba los presupuestos en Word y cada vendedor se manejaba “con su cuadernito, donde anotaba qué es lo que debía hacer”, recuerda Myriam y agrega: “el servicio técnico se le daba entrada a través del sistema de facturación, pero el detalle técnico, que debería estar en un solo lugar, lo manejábamos por separado, de modo que no se podía hacer un seguimiento, ni cotizar, ni tener un registro de todo esto en un solo lugar”.

Por todo esto, después de un poco más de un año de utilizar TACTICA, Myriam festeja la adquisición del software porque “es muy ágil, me permite ver los datos del cliente muy rápido, y es más fácil encontrar la información”.

Los resultados

A través de TACTICA, Geosistemas mejoró la atención y respuesta al cliente, además de poder hacer un seguimiento de las ventas. En la actualidad, tanto los técnicos como los vendedores pueden visualizar toda la información en un solo lugar, confeccionar presupuestos, ver el historial de clientes, conocer el estado de los equipos, etcétera. Como señala Myriam: “yo me tomo el trabajo de cargar en TACTICA todos los datos del equipo, a quién pertenece, la factura, cómo lo pagó y cuándo termina la financiación, por eso cuando alguien me llama es muy ágil ver todos estos datos, o saber cuándo se le vence la garantía, o en qué estado está ese equipo. Acá tengo todo en uno”.

C&S encontró en TACTICA el soporte que necesitaba

Para C&S, la rapidez en la resolución de problemas y el asesoramiento al cliente son sus sellos característicos. Con TACTICA logró centralizar la información y los pedidos de soporte técnico en una sola herramienta, para responder mejor y a tiempo ante cada situación.

El desafío

Como empresa de telecomunicaciones cuyo fuerte es brindar servicio técnico especializado, C&S Comunicación y Sistemas necesitaba gestionar de manera eficiente los pedidos de soporte técnico de sus clientes: desde el registro inicial del pedido, pasando por la confirmación de la solicitud al cliente, hasta la solución definitiva del mismo.

De hecho, para una empresa que considera que la tecnología es una herramienta que potencia los aspectos humanos, la necesidad de utilizar un sistema integral de CRM era considerada una prioridad para poder seguir creciendo en el mercado.

La solución

“Necesitábamos resolver el problema de los ticket de servicio técnico”, dispara Cristian Suarez, Director de C&S, y agrega: “la idea era centralizar la apertura del ticket y poder enviar al cliente la confirmación y resolución del mismo, y con TACTICA lo pudimos resolver”.

La necesidad de C&S era muy clara, y la evaluación de otros software de gestión le permitió descubrir en poco tiempo que la solución estaba en TACTICA. “El resto de las aplicaciones que probamos ninguna pudo resolver nuestro requerimiento para la apertura de tickets”, concluye Suarez.

Además, Suarez destaca la posibilidad de mantener actualizado el software en forma permanente sin cargo adicional y vía web, y “el enlace que hace entre todos sus módulos, es decir que podemos partir desde un presupuesto y pasar por todas sus aplicaciones: compra, remito, facturación, soporte, etcétera”.

Los resultados

El cambio en la operatividad de la empresa desde la implementación de TACTICA fue radical. C&S pasó de utilizar una base de datos hecha en Access, que sólo le permitía cargar a mano los tickets y tener un mínimo registro de los clientes, a contar con un sistema completo y centralizado.

“Hoy tenemos todas las áreas de la empresa dentro de TACTICA”, explica Suarez y recuerda que sólo habían empezado por implementar el módulo de soporte, pero al poco tiempo fueron integrando también la facturación, compras, stock, hasta que se convirtió en una herramienta fundamental en el trabajo de C&S. Como resume Suarez: “está todo ahí adentro, dependemos de TACTICA”.

Urbana Emprendimientos elevó sus ventas con TACTICA

La empresa dedicada a la importación de productos autoelevadores y máquinas viales mejoró la gestión comercial, lo que les permitió fidelizar a sus clientes y posicionarse mejor en el mercado.

El desafío

Cuando Paula Faverzani se hizo cargo del área de Administración de Urbana Emprendimientos hace un año atrás, la empresa no estaba sectorizada, la administración la llevaba una vendedora con una hoja de cálculo, y trabajaban sobre un sistema que sólo facturaba y permitía consultar el stock. Los presupuestos se realizaban en Word, y se enviaban por Outlook o fax. “¡Imaginate el trastorno!”, dispara Paula y agrega: “buscar el presupuesto que le habías enviado al cliente hace tres meses, era como encontrar un tesoro. Los vendedores no tenían idea de con quién hablaban por teléfono, si ya se le había vendido alguna vez, o si era cliente de otro vendedor”.

Para la responsable de manejar la administración de Urbana Emprendimientos la solución era clara: necesitaba encontrar un sistema que le permitiera organizar la empresa, trazar estrategias de negocio y manejar la gestión comercial, separando la administración de las ventas.

La solución

Después de contactar a varias empresas de sistemas, de evaluar soluciones que no satisfacían las necesidades de Urbana y de desechar otras propuestas porque sus precios eran inaccesibles, llegó una demostración de TACTICA. Y dos semanas después, el sistema ya estaba implementado.

Así lo describe Paula: “es un sistema muy integrador. Todos en la empresa, desde el sector de recepción hasta la alta Dirección pueden conocer cada detalle de los clientes, ya sea desde la fecha de su cumpleaños hasta la última factura que se le realizó. Esto es fundamental como herramienta de fidelización. Y lo mejor de todo es que toda la información la encontrás en la misma pantalla, debido a que es un software totalmente interactivo, muy fácil de navegar íntegramente en él”.

Además, Paula destaca el soporte técnico recibido durante todo el proceso: “las respuestas eran inmediatas; y las clases virtuales on-line te permitían interactuar tanto con el sistema como con otras personas que también estaban implementándolo, lo que me ayudó a aprender de la experiencia de los demás. Los videos en la web me permitieron ir mechando mi trabajo con la implementación, ya que veía los videos cuantas veces era necesario en el momento que quisiese”.

Los resultados

Apenas un año después de la implementación de TACTICA, Urbana Emprendimientos reconoce las ventajas de contar con una solución de gestión integral: “en la actualidad hemos logrado cambiar nuestra imagen, obteniendo un posicionamiento notable en el mercado, logrando fidelizar a nuestros clientes mediante una organización interna que nos permite tanto a la fuerza de ventas como al resto de los integrantes, contar con información certera y precisa en el momento justo, pudiendo, además, hacer frente a la competencia ya que la optimización de costos que hemos alcanzado nos permite acercarnos cada vez más al liderazgo”, resume Paula.

Insumatric tiene “todo en uno” con TACTICA

Insumatric tiene “todo en uno” con TACTICA

La empresa que se dedica a la importación y venta de accesorios y máquinas para la industria metalúrgica reemplazó un antiguo software por el sistema TACTICA, y ahora puede manejar sus ventas, presupuestos, facturación y correo electrónico, desde una sola herramienta.

El desafío

Insumatric entendía la importancia de trabajar con un sistema de gestión que le permitiera centralizar varios procesos de su empresa. Sin embargo, muchas de las operaciones aún debía realizarlas por fuera del software que ya tenía instalado, porque no contemplaba todas las posibilidades. Por ejemplo, si bien podía hacer un seguimiento de las ventas, no podía manejar la contabilidad y la comunicación con sus clientes, desde una misma herramienta. En definitiva, Insumatric sabía que debía reemplazar el programa ACT! para su departamento de ventas, por un sistema integral que cubriera todas sus necesidades.

La solución

“La recomendación llegó por un conocido y nos decidimos por las prestaciones y el costo que ofrecía”, cuenta Rolando Colombo socio Gerente de Insumatric, acerca de la decisión de contratar TACTICA. Además, recuerda: “no sólo me permitía trabajar con la parte de seguimiento de ventas, sino que también podía ampliarlo a facturación, remitos, cuentas corrientes, contabilidad, e-mail, etcétera. Lo que más me sedujo fue tener todo en uno”.

En el caso de Insumatric, la empresa contaba con toda la información en planillas de Excel, por lo que la implementación fue rápida y la migración al sistema TACTICA se hizo en forma exitosa. Así, en poco tiempo, el departamento de ventas de Insumatric pudo capacitarse en el uso del programa, y al cabo de unos meses todas las áreas de la compañía pudieron aprovechar al máximo las herramientas del sistema. “Trabajamos con el stock, los pedidos, la facturación, los recibos, las entregas, las compras, los pagos, el correo electrónico”, enumera Colombo.

Los resultados

Para Insumatric, los beneficios de haber implementado el sistema TACTICA fueron inmediatos: “podemos presupuestar y luego generar el pedido o remito directamente sobre ese presupuesto, al tener unificada toda la información de ese cliente en un solo programa”, cuenta Colombo.

De esta manera, Insumatric ahora puede concentrarse en concretar más y mejores ventas, a la vez que mejoró la relación y la atención al cliente, ya que los vendedores no tienen que lidiar más con extensas planillas de cálculo donde era fácil cometer errores, que definitivamente se reflejaban en el rendimiento de la empresa.

Revesta encontró en TACTICA una solución pintada

Revesta encontró en TACTICA una solución pintada

Con la implementación de TACTICA, la empresa que comercializa pinturas industriales pudo unificar la forma en que realiza sus presupuestos y así logró llegar a sus clientes de manera más rápida y eficiente.

El desafío

Para una empresa que comercializa pinturas industriales, como Revesta, unificar la forma en que hacían sus presupuestos se había convertido en un desafío por cumplir. Para la empresa, no sólo era importante llevar un registro actualizado de las cotizaciones que realizaban, sino también poder hacer un seguimiento de ese presupuesto, ver quién lo había confeccionado, y unificar los modelos de todas sus notas.

Revesta entendía la importancia de mejorar la comunicación con sus clientes desde el primer momento. Para eso, contar con una base de datos integral, en la que todos los vendedores pudieran volcar la información y ver al mismo tiempo los datos que otro empleado había actualizado hace instantes, era una herramienta que no podía faltar en sus oficinas.

La solución

Hasta el momento, Revesta utilizaba el administrador de contactos Maximizer, pero por recomendación de otra empresa que ya había implementado TACTICA, decidió cambiar de solución. “La versión de CRM que usábamos no integraba el e-mail, y como cada día se usa más el correo electrónico, me encantó la idea de TACTICA de centralizar todo”, recuerda Marcos Konstandt, Gerente Comercial de Revesta. Además, para Konstandt no hubo necesidad de evaluar otras alternativas: “mi amigo ya lo había usado por un año sin problemas y me pareció suficiente, ya que también conocía el CRM que utilizábamos antes”.

Al mismo tiempo, Revesta destaca la rapidez con la que pudo implementar la licencia ilimitada de TACTICA, que le ofrece todas las herramientas que estaba necesitando para comunicarse con sus clientes por correo electrónico, generar presupuestos y pedidos, todo sin salir del software.

Los resultados

“Las mejoras fundamentales fueron la centralización de presupuestos, es decir darles una forma igual a todos los vendedores, y poder realizar la nota de pedido también en forma similar en todos los casos. Además, de ser más rápida de confeccionar, es más clara que escribir a mano”, señala Konstandt.

En efecto, a través de TACTICA, la empresa hoy cuenta con toda la información (mails, cartas, presupuestos, etc.) en una única base de datos, que además le permite relevar el trabajo de sus vendedores y hacer seguimientos de cada pedido y cotización que se emita. Como lo expresa Konstandt: “con TACTICA no es difícil hacerles entender a los vendedores que esto en realidad les ayuda primero a ellos”.

Lextral hizo un movimiento estratégico

Lextral hizo un movimiento estratégico

La empresa líder en la fabricación de equipos para almacenamiento y movimiento de materiales tenía la información de sus clientes, pedidos y presupuestos, dispersos y desordenados. Con la implementación de TACTICA, agilizó los procesos, mejoró las ventas y la atención al cliente.

El desafío

En Lextral, cada vez que tenían que buscar los datos de un cliente debían rastrear la información por numerosas bases de datos, que por lo general estaban desactualizadas o incompletas. Además de la consiguiente pérdida de tiempo que esto les ocasionaba, los presupuestos y las órdenes de los pedidos realizados se almacenaban por separado, por lo que cada vendedor también debía rastrear esos informes al momento de contactar a un cliente, para responder una consulta sobre un pedido, o conocer el estado del mismo.

La solución

Después de buscar durante un tiempo una herramienta que le permitiera administrar sus bases de datos de manera integral, la solución llegó de la mano de TACTICA. Para Diego Giraudi, Gerente de Lextral, la decisión de implementar el software de CRM de TACTICA fue sencilla: “es uno de los sistemas más adaptables para PyMEs, y con un costo aceptable podés tener un buen CRM con una amplia integración de los módulos”.

Pese a que en Lextral los empleados “no tenían una cultura de trabajo en PC”, pronto pudieron aprovechar los beneficios de TACTICA. Como señala Giraudi: “cualquier persona (ventas o planta) ahora puede saber en cualquier momento el estado de un presupuesto, pedido o facturación de cualquier cliente”. De esta manera, la empresa ganó agilidad y eficiencia en sus procesos, ya que el software le permite realizar un seguimiento rápido de clientes, zonas, presupuestos, órdenes de trabajo, stock, enviar mails con promociones e invitaciones, etc.

Los resultados

“En nuestro caso tenemos una amplia cantidad de clientes que hacen pedidos puntuales, ya que fabricamos y comercializamos bienes de capital. Por eso es clave poder atender a nuestros clientes de manera rápida y eficiente”, comenta el Gerente de Lextral.
Es así como la empresa hoy realiza los presupuestos directamente desde la base de datos a partir de una plantilla preestablecida, lo que le permite a los vendedores optimizar los tiempos, dada la cantidad de pedidos que reciben por mail. Además, pueden consultar pedidos históricos, lo que les permite actualizar presupuestos rápidamente. Y agrega Giraudi: “el chequeo de stock online a la hora de confirmar la disponibilidad de un artículo al cliente, también nos facilita las operaciones”.

Cuando CYPE conoció a TACTICA

Cuando CYPE conoció a TACTICA

La empresa que desarrolla y comercializa un software para ingenieros y arquitectos necesitaba organizar sus bases de datos para el seguimiento de sus clientes y prospectos, y así poder concentrarse en las ventas y en la atención al cliente.

El desafío

Cuando CYPE encontró a TACTICA, estaba buscando un sistema de CRM que le permitiera integrar varios de los procesos que realizaban habitualmente. En ese momento, la empresa que desarrolla un software técnico para profesionales de arquitectura, ingeniería y construcción, contaba con diferentes bases de datos construidas en Excel, que no guardaban una sistematización, y tampoco les permitía contar con la información actualizada en tiempo real. Además, la alta rotación del personal que tenían les impedía tener un control sobre la información que generaba.

Tal como señala Hernán Sendra, Socio de CYPE: “cada vez que un empleado dejaba su puesto, el que retomaba su trabajo se encontraba con que era casi imposible conocer qué había sucedido en los últimos tiempos con el cliente o prospecto en cuestión”. Para TACTICA, el desafío representaba implementar una solución que le permitiera a la empresa reunir toda la información que generaban las distintas áreas, que a la vez pudiera mantenerse actualizada, y que no se perdiera en el tiempo.

La solución

“TACTICA nos aportó integración, estandarización y homogeneidad”, destaca Sendra y agrega: “también logramos profesionalismo al momento de atender a nuestros clientes, ya que desde que lo implementamos todos contamos con la información actualizada al instante”.

Fueron varias las razones por las cuales CYPE optó por el software de TACTICA, en lugar de adquirir la herramienta de Goldmine y otras soluciones de CRM. Así lo explica Sendra: “nos pareció una solución integradora completa, fácil de utilizar, de manejo intuitivo y simple de operar”. El socio de CYPE también destaca las ventajas de contar con un soporte técnico On-line donde, además de acceder a todos los videos de capacitación, tiene la posibilidad de que cualquier problema de base de datos o de sistema que tenga, se resuelva en forma inmediata vía control remoto, “a diferencia de otras herramientas de CRM que soportan desde call centers, en donde por lo general las consultas realizadas nunca terminan siendo canalizadas de manera eficiente”.

Los resultados

Al poco tiempo de implementar el software de CRM de TACTICA para el seguimiento administrativo y comercial, CYPE entendió la importancia de contar con herramientas confiables, que le brinden tranquilidad y posibilidad de crecimiento en forma ilimitada. “Las mejoras que obtuvimos son muchas, pero fundamentalmente logramos una mejora cualitativa en la atención y respuesta al cliente, como así también en el seguimiento de los prospectos”, comenta Sendra.

En efecto, para CYPE, pasar de numerosas bases de datos en Excel, con diferentes criterios de exposición y detalle de la información, a contar con un sistema integral que le permite conocer todo lo que el cliente solicita y hacer un seguimiento de cada venta o pedido, le otorga una ventaja competitiva importante que hoy le suma un importante valor agregado.

SILGE pensó en invertir en información, y pensó en TACTICA

La empresa que comercializa equipos de automatización industrial encontró en TACTICA la solución que buscaba para automatizar el área de marketing, y luego integró el resto de los procesos en los módulos de CRM y ERP, lo que le permitió mejorar la atención a sus clientes e incrementar sus ventas.

El desafío

La relación con SILGE ELECTRÓNICA se inicia varios años atrás, cuando la empresa que se dedica a la comercialización de equipos de automatización industrial, se contactó con TACTICA con la necesidad de implementar una solución para el área de marketing. Para SILGE, el desafío era muy claro: sabía que debía incorporar una solución integral para el seguimiento comercial y de marketing, ya que entendía que la información es el 50% de las posibilidades de éxito de una empresa y que, combinada con la actitud, es la que genera la diferencia.

Hasta ese momento, SILGE contaba con la información de su empresa dispersa en diferentes bases de datos, lo que no le permitía hacer un uso estratégico de ella y, a causa de ello, perder oportunidades de negocio.

La solución

Cuando Julián Harf, Director de SILGE, se contactó con TACTICA, descubrió que el sistema está preparado para entender y resolver cuestiones muy locales, algo que no había encontrado en la evaluación de alternativas de CRM. “TACTICA no sólo colmó las expectativas que teníamos para resolver el área de marketing, sino que disparó algunas estrategias de unificación de la información. Nos permitió unificar dos bases de datos que teníamos en uso, la primera para el área de Promoción y Marketing, y la segunda para Ventas y Administración”, cuenta Julián Harf.

En el trayecto, SILGE había evaluado otros sistemas de CRM de uso masivo “como Goldmine, Sales Logix, y más tarde, la solución de Microsoft. Incluso, probamos algunos software sobre Internet, pero TACTICA combinó ciertas soluciones técnicas del software con la disponibilidad y su actualización constante gratuita”, destaca Harf.

Por eso, la empresa primero incorporó TACTICA para CRM y un tiempo después la solución de ERP, y hoy hace más de dos años que tiene centralizada la información de CRM y ERP en TACTICA.

Los resultados

Gracias a la implementación de TACTICA, SILGE destaca la fluidez y la posibilidad de obtener información exacta de los diferentes procesos. Al compartir la información, esto le permite tener una visión de su negocio más amplia y confiable, y al mismo tiempo asegurar que sus ventas y esfuerzos de marketing se enfoquen hacia los clientes y oportunidades más rentables. Es por eso que a los módulos de CRM/ERP hoy le están incorporando la parte contable.

Además, Harf celebra que tanto la empresa como el software es “abierto para los cambios, fiable y necesario para la empresa”.

Exemys utilizó una buena TACTICA

Gracias al sistema TACTICA, la empresa logró hacer un manejo eficiente de la información para automatizar las áreas administrativa y comercial, lo que le permitió reducir costos, registrar todo el proceso de ventas y obtener reportes de rendimiento.

El desafío

Exemys es una empresa Argentina de tecnología que fabrica y provee productos electrónicos y servicios de monitoreo para adquisición, control y conectividad industrial. Y como muchas de las pequeñas y medianas empresas, no contaba con herramientas que le permitieran centralizar y mantener actualizada toda su información.

Uno de los principales desafíos de Exemys era evitar las multas que les imponían sus clientes por incumplimiento en las entregas, lo que se producía por no tener un sistema en el que pudiera reflejar en forma clara las fechas de entrega de cada pedido. De la misma manera, el área comercial no tenía herramientas para registrar los negocios y potenciales ventas que realizaban sus clientes, lo cual les impedía mantener un control y realizar un seguimiento de cada negocio.

La solución

Con la implementación del sistema TACTICA, Exemys encontró la solución adecuada para centralizar la información que producen áreas sensibles de la empresa, como la de administración y ventas, y así poder medir los resultados de los objetivos que se propone. Según opina Raúl Joannas, socio de Exemys, la adquisición de las soluciones de TACTICA les permitió “minimizar los grandes costos de manejo de la información que se generan debido a errores humanos que impactan sobre nuestros clientes, y que definitivamente tienen un costo muy importante para la empresa”.

Si bien el sistema TACTICA se comercializa en forma integral, la dinámica del negocio de cada empresa hace que sea posible realizar una implementación en forma gradual. “De hecho, -comenta Joannas- resulta una ventaja competitiva muy grande que puedas poner en marcha el sistema módulo por módulo, ya que de otra forma una pyme jamás podría tener un sistema integrado de información, como es TACTICA”.

Es por eso que Exemys inicialmente decidió implementar TACTICA sólo en el área comercial, y luego incorporó el sector administrativo y de producción. El próximo paso será implementar el módulo de contabilidad para que todas las áreas de la empresa puedan acceder y trabajar sobre la misma base de información.

Los resultados

La implementación del software de CRM y gestión de TACTICA le permitió a Exemys realizar el seguimiento comercial y administrativo, centralizar la información de la empresa, y al mismo tiempo obtener reportes de rendimiento, cumplimiento de objetivos globales y particulares. Además, el área Comercial ahora cuenta con un sistema donde volcar todas las charlas que mantiene con sus clientes, de modo que “podemos hacer un seguimiento muy fino de cuáles son los negocios de cada cliente, pudiendo determinar su potencial real y definir a su vez la estrategia de acercamiento”, agrega Joannas.

De esta manera, las mejoras en los procesos internos que logró Exemys gracias a TACTICA posibilitaron disminuir costos adicionales por las dificultades que antes tenía en el manejo de la información, y a la vez incrementar la rentabilidad de su negocio gracias a que actualmente puede identificar, atraer y retener a sus clientes más fácilmente.

Caso de Negocios - Bechem Sudamerika

Bechem Sudamerika incorporó las soluciones de TacticaSoft

La medida permitió a la compañía optimizar el área de ventas, la agenda de los vendedores y sus contactos.

TacticaSoft, historia de la compañía

TacticaSoft nació hace casi 8 años como una empresa distribuidora de productos de Customer Relationship Management (CRM). En 2002, la empresa ideó su propio software de CRM, totalmente en idioma español, para la gestión de empresas PYME y divisiones de grandes empresas, en donde todas las áreas trabajan en una misma base de datos en forma unificada, coordinada y eficiente.. Dos años más tarde, incorporó los módulos de de gestión administrativa (ERP).

Con más de 500 clientes en su cartera, la empresa ofrece seguridad e innovación bajo el objetivo de sacar el máximo rendimiento de sus aplicaciones.

Una excelente TACTICA para integrar procesos comerciales

La compañía Bechem Sudamerika, proveedora de lubricantes de alta tecnología y servicios específicos en ingeniería de mantenimiento, decidió invertir en las soluciones de TacticaSoft con el objetivo de optimizar la labor de sus empleados.

“Lo que se buscó fue una solución que podría aportar una mejor gestión del día a día de la fuerza de ventas, que pudiese aportar una integración de los vendedores en su esquema de trabajo diario”, afirma Víctor Vázquez, responsable IT de Bechem Sudamerika.

La medida posibilitó una mejor performance en el área de ventas, la agenda de los vendedores y sus contactos.

El proceso de implementación

En 2004, Bechem instaló cinco módulos del CRM de TACTICA: contactos, empresas, particulares, correo y calendario, que son los que están funcionando actualmente. “Luego de dos años nos propusieron integrar el CRM a su sistema de ERP, ya que estaban por lanzar sus módulos de facturación y contabilidad. Ahí surgió la idea de integrar todos los módulos”, comenta Vázquez.

Antes de incorporar la tecnología de TACTICA, uno de los principales errores que se cometían era la duplicación de la carga de datos de contacto y tareas a realizar. El procedimiento era manual y se hacía a través de Excel y un sistema muy rudimentario. “Prácticamente muchas cargas eran inentendibles- graficó Vázquez, al tiempo que agregó que “a los vendedores les cueste tener que pasar de las anotaciones manuales al sistema informático; obviamente es más difícil para los empleados con más años en la empresa que para aquellos que recién ingresan. Sin embargo creemos que redundará en beneficios para todos”.

El Desafío que se viene

A partir del primero de marzo, Bechem Sudamerika comenzará a utilizar el ERP de TACTICA.

El principal reto de Bechem, entonces, será lograr la coordinación de todas las áreas de la empresa, que ahora podrán centralizarse a través de la solución integral de Tactica. “Una vez comprada la solución, nos dimos cuenta que necesitábamos modificar la estructura interna de la compañía. Primero realizamos una auditoria para ver cómo se trabajaría con el software y cómo los trabajadores se adaptarían. Ahora estamos en la parte final de adaptación de todos los módulos”, comenta el responsable de IT de Bechem. A los módulos de CRM, se sumarán módulos de presupuesto, contratos, productos, requerimientos, pagos, compras.

Beneficios y resultados

Algunos de los beneficios que proporciona el software TACTICA:

ü Unificar las diferentes áreas de la empresa

ü Centralizar y administrar los procesos de trabajo internos

ü Perfeccionar la calidad de trabajo de los vendedores

ü Administrar las ventas

ü Administrar la documentación de los clientes

ü Administrar las campañas de marketing

ü Crear informes analíticos

ü Gestionar el tiempo de trabajo

“Seguramente continuaremos incorporando soluciones de TACTICA, ya que siempre están aportando alguna nueva solución o idea. Son un partner constante”, resaltó Vázquez.

A partir de esta implementación, Bechem pudo rever muchos procesos internos, controlar mejor su stock, prestar mayor atención al circuito de la mercadería, entre otros beneficios. Todo con una mínima inversión. Además, Bechem contrató un servicio de MPLS con Telmex (con un ancho de banda de 256 K, ampliable) para que los 20 usuarios del software de TACTICA puedan trabajar de manera centralizada.

Caso de Negocios - Systemscorp

Systemscorp convirtió los datos de la compañía en información estratégica para crecer un 100% en Facturación en tan sólo dos años.

La consultora especializada en Servicios de IT implementó la solución de CRM TACTICA para crecer de manera sostenida su performance en ventas.

TACTICA, la Solución

TACTICA nació en 1999 como una empresa distribuidora de productos CRM. En 2002, tras avizorar una creciente necesidad por parte de las pequeñas y medianas empresas de contar con datos relevantes bien organizados, la compañía creo su propio software de Customer Relationship Management (CRM) completamente en español, mientras que en 2004, incorporó los módulos de ERP. Uno de los objetivos principales de TACTICA es incorporar en un único sistema de información tanto las diferentes áreas de una empresa como las relaciones con clientes y proveedores. “Siempre buscamos incrementar el control, productividad y la eficiencia de nuestros socios de negocios”, afirma Hernán Seivane, Gerente de Producto de TACTICA.

TACTICA CRM es una software de negocios que ayuda a las organizaciones a mejorar su competitividad al centrarse en las necesidades de sus clientes.

El Desafio presentado por Systemscorp

Así fue como la compañía Systemscorp, especializada en la prestación de servicios de hardware y software, encontró en TACTICA un partner que le permitió hacer de sus datos, información relevante. “Nuestra principal necesidad era lograr la unificación de nuestra base de datos de clientes, para poder hacer negocios con dicha información. Lo primero que teníamos que organizar era la gestión de ventas”, comenta Marcelo Schuster, gerente comercial de Systemscorp, compañía que en 2004 facturó $ 3 millones y en 2006 logró aumentar sus ingresos un 100%.

Systemscorp contaba con una base de datos de 500 empresas pertenecientes al mercado argentino (principalmente PyMEs), con un promedio de 3 contactos por compañía. Esto arrojaba alrededor de 1.500 contactos para organizar, sistematizar y dejarlos a disposición del área de venta. Cada contacto tenía, a su vez, las oportunidades de ventas y características puntuales de dicha compañía. “Este escenario nos llevó a invertir en un software de gestión para ordenar nuestra información y luego hacer de ella información vital para nuestra organización”, recalca Schuster.

Proceso de implementación

A partir de 2002, a pesar de la crisis que vivía el país, Systemscorp se vio favorecida por la coyuntura ya que las grandes marcas comenzaron a recurrir a diferentes opciones en la prestación de servicios. “Fuimos una opción frente a otros jugadores, por lo tanto en 2003 incorporamos personal y ya en 2004 tuvimos que empezar a buscar la manera de gestionar de una manera más eficiente nuestra información”, argumenta Schuster. Ahí fue cuando entró en acción TACTICA.

Systemscorp se comunicó con TACTICA -recomendado por un cliente de la compañía especializada en CRM- para que un consultor visitase la empresa y así diseñar una posible metodología de trabajo. El software que adquirieron fue una solución cerrada pero que luego pudo adaptarse a necesidades específicas del área comercial en Systemscorp. “Nuestra metodología de venta tiene diferentes calificaciones para sus oportunidades de ventas. Los especialistas de TACTICA adaptaron su software a esta necesidad. Por ejemplo, en Administración de Oportunidades, en vez de etapas, colocaron las fases que nosotros utilizamos en los procesos de negocios”, aclara el gerente comercial de Systemscorp.

Por su parte, Hernán Seivane, Gerente de Producto de TACTICA comenta que para lograr ese objetivo primero tuvieron que capacitar al personal de Systemscorp y luego adaptar su software a la metodología de ventas. “Nuestros empleados tuvieron que acostumbrarse a la nueva herramienta de trabajo, es decir que atravesaron la famosa resistencia al cambio”, agrega Schuster.

Beneficios y resultados

Algunos de los beneficios que proporciona el software TACTICA:

ü Perfeccionar la calidad de trabajo de los vendedores

ü Administrar las ventas

ü Administrar la documentación de los clientes

ü Administrar las campañas de marketing

ü Crear informes analíticos

ü Administrar el tiempo de trabajo

Si bien toda la actividad comercial y económica del país viene creciendo desde los últimos cuatro años, la implementación de este software de gestión colaboró para que Systemscorp aumentase su facturación considerablemente. En 2004 la empresa tuvo ingresos por $ 3 millones, al año siguiente $ 4 millones y en 2006, la cuantiosa suma de $ 6 millones. “Mayor eficiencia, mejor trabajo y más facturación. Todo está encadenado”, asevera Schuster y concluye: “Ahora TACTICA nos brinda soporte constante y realizan las actualizaciones necesarias en el sistema. Son un socio permanente”.

Información del Proyecto

Licencias: una central que está instalada en un servidor y otra concurrente para cinco usuarios simultáneos.

Servidores: IBM

Sistema Operativo: Windows 2003 Server

PCs: Pentium 4 con sistema operativo XP

Líder de Proyecto en TACTICA: Hernán Emilio Seivane