Utilidad de los rapports comerciales.

Dependiendo de la empresa, y quizás influenciadas por las características de su sector y puede
que en mucha medida de la dirección comercial, los rapports o en castizo, reportes de visita
son impuestos a los comerciales y muchos de nosotros los hemos sufrido.
La utilidad de los reportes suele ser, curiosamente, variopinta. Muchas veces de una utilidad
que no es muy comercial. Dependiendo de los datos que pidan y la forma de enviarlos
podemos clasificar los reportes en grandes grupos:

• Reportes de control del empleado.
• Reportes para la información de un superior directo.
• Reportes sistematizados de conocimiento global.
• CRM.

Reportes de control del empleado.

Estos reportes no tienen ninguna función comercial, son aquellos que se centran en datos
como la hora de entrada y salida del cliente, el numero de kilómetros recorridos entre una
visita y la próxima, la hora de salida o regreso y otros datos que apuntan mas al modo de
trabajar del comercial que a la gestión. He llegado incluso a saber de empresas que, piden el
reporte diario por fax a una hora determinada, esto es para “garantizarse” que a una hora
especifica el comercial vuelve a casa.
Este tipo de reporte es característico de empresas que no dan valor al comercial y este no deja
de ser un numero o una herramienta mas que un profesional, por no decir directamente que
son empresas que no se fían de los empleados. Iba a decir que quien no se fía, no es de fiar,
que también, pero fundamentalmente es fácil comprobar como son empresas que no valoran al profesional que tienen, por que en realidad no buscan comerciales, si no “toma pedidos” o
“reparte catálogos”. Creo que no hace falta especificar en que sectores se implantan reportes
de control del empleado.

Reportes para la información de un superior directo.

Nuestro superior debe estar informado, esto es algo que no admite duda. Sin embargo,
debemos distinguir para que quiere estar informado o cual es el uso de la información.
Podemos encontrarnos con dos posibilidades opuestas o una mezcla de proporciones inefables
de estas mismas posibilidades.
La primera posibilidad es el uso de la información para recibir, por parte de nuestro director
comercial – jefe de ventas – jefe de grupo o similar ayuda, apoyo, consejos, guía etc. La
información y conocimiento derivado de los informes puede servir para compartir la
experiencia. En este tipo de reportes, se pide mucho un breve resumen de la conversación en
cada cliente.
La segunda es la intención de conocer la gestión comercial a fin de poder
retomarla en caso de despido o cambio. Estos reportes se fijan
especialmente en datos de contacto, nombre, teléfonos, direcciones, mails,
prescriptores, decisores, competencia, etc.

Reportes sistematizados de conocimiento global.

Son aquellos, normalmente informatizados, que todos los comerciales de la empresa y en
ocasiones todas las empresas del grupo, usan un único modelo. Como novedad, en este tipo
de reportes, no están todas las visitas que realiza un comercial si no solamente las que valora
que deben estar incluidas. Posiblemente en base a un criterio de potencialidad, interés de
mercado, facturación, posibilidades de futuro u otras.
Son informes extensos que se piden datos concretos, producto, precio, quien vende, cuanto
compra a quien, por que, que hay que hacer para vender, como nos contempla el cliente, como nos valora, que podemos ofrecer y que no podemos ofrecer. Estos reportes son
sistemáticamente analizados, valorados y se extraen enseñanzas de futuro, desde políticas
comerciales a nuevos productos pasando por acciones locales o instrucciones a los KAM.
Estos sistemas de información son clásicos de empresas punteras, bien posicionadas en su
sector, con amplia experiencia y con una vocación de futuro fuera de toda duda, ademas son
empresas que valoran mucho la capacidad de sus empleados.

CRM

CRM son las siglas en ingles de Customer Relationship Management, se trata de un sistema
informatizado de gestión para empresas muy orientadas al cliente y al mercado, recopilar la
mayor cantidad de información posible sobre los clientes, para poder dar valor añadido a la
oferta.
El CRM funciona en sistemas de ventas con un cliente potencial muy heterogéneo, tele
marketing, gran consumo, etc.
Sin embargo, desde hace unos años, se esta viendo en empresas con gran potencial una
mezcla de CRM y sistemas de conocimiento global. De este modo, la información es amplia,
concreta y gestionable y todos los estamentos de la empresa pueden ampliarla y consultarla.
Otras consideraciones.
Volviendo a la generalidad, un reporte puede decirnos mucho sobre la empresa. Como
anécdota, comentare que trabaje en una empresa con informes semanales, donde se me pedía un resumen de la conversación, durante meses estuve poniendo textos genéricos repetitivos
en esta casilla, textos del tipo “sigue contento con su proveedor actual, pasare dentro de 6
semanas” o “me recibe no me hace caso pasare mañana”. Mi conclusión es que nadie los leía
Personalmente, salvo que haya personal dedicado al análisis sistematizado y de dicho análisis
recibamos alguna información útil para el acto de la venta, los reportes solo son una perdida de tiempo para el comercial y la empresa.

Fuente: http://www.solocomerciales.es/