Regularmente, nos toma mucho tiempo buscar la mejor forma de organizar todas las actividades relacionadas con la implementación del sistema dentro de la empresa, por lo que, a continuación, encontrarás cómo realizar estas actividades de la mejor manera.
Cuando empezamos un proyecto, en muchas ocasiones, empezamos haciendo muchas preguntas acerca de cómo vamos a realizar la implementación de nuestro nuevo sistema ERP.
Cada empresa cuenta con su propia metodología de implementación de proyectos ya sea del lado del cliente o proveedor, y resulta complicado conjuntar ambas metodologías al momento de trabajar juntos. Esto se debe a que no siempre estas metodologías son adecuadas para todas las empresas ni para todos los proyectos, y caemos, regularmente, en los siguientes problemas: no se cumple con la metodología, falta de consideraciones en el alcance del proyecto, falta de coordinación con todas las áreas involucradas, no existe adecuada comunicación, y terminamos con no cumplir con las expectativas que tenía en cliente con la implementación del sistema, con mucho estrés, trabajando muchísimo más de lo que habíamos planeado desde un inicio.
Seguir una metodología, cualquiera que ésta sea cuando implementamos un proyecto, es muy bueno, pero contar qué te parecería si, además, contaras con las mejores prácticas de implementación de proyectos, sería mucho mejor, ¿no crees? Y seguramente, en este momento te estarás preguntando ¿cuáles son estas mejores prácticas de proyectos? Existe un organismo encargado de conjuntar estas mejores prácticas en la ejecución de proyectos: El PMI (Project Management Institute) por sus siglas en ingles.
De acuerdo a lo mencionado anteriormente, es importante conocer con qué personas vamos a estar trabajando. Para que estas personas conozcan estas mejores prácticas de proyectos, deben estar certificados como PMP (Project Management Professional) ya que con ello podemos garantizar, en gran medida, el éxito de nuestra implementación.
¿En qué debemos poner nuestra atención al momento de preparar nuestro proyecto?
Planear es lo más importante de hacer antes de iniciar con nuestro proyecto. Nos va a llevar mucho tiempo, pero, una vez planeado todo, la ejecución será mucho más sencilla y, por tanto, tendremos éxito en la implementación de nuestro proyecto.
Las áreas de conocimiento en donde debemos enfocar nuestros esfuerzos son nueve: La Integración del proyecto, administración del alcance, administración del tiempo, administración de los costos, administración de la calidad, administración de los recursos humanos, administración de las comunicaciones, administración de los riesgos y de la administración de los proveedores.
Mismas que interactúan con las cinco áreas de proceso: Inicio, Planeación, Ejecución, Monitoreo y control y Cierre del proyecto.
Por tanto cuando estés evaluando a algún proveedor de ERP, asegúrate también de quién será el equipo que lo va implementar, conoce su perfil y también su metodología. Si involucras las áreas de conocimiento y las áreas de procesos mencionadas anteriormente, puedes estar tranquilo, porque estarás en buenas manos.
En conclusión, la utilización de las mejores prácticas en el manejo de proyectos no sólo te garantizará el éxito en la implementación de tu ERP sino, también, en cualquier otro proyecto que quieras implementar dentro tu empresa.
Ing. Moisés Olivos Sánchez - Director General – Isiscom - www.isiscom-mexico.com
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