Con este artículo intentaré tratar un tema bastante espinoso para el ámbito organizacional de nuestro país: la salud de las organizaciones del sector IT, especialmente las del sector conultoría. Creo que muchos de vosotros, en un momento de vuestra vida laboral, habéis trabajado en una empresa/consultoría donde no había método de trabajo, no se conocían los objetivos a seguir, ni la duración de los proyectos, donde la comunicación con los jefes era prácticamente imposible…y bueno, muchas otras situaciones que queman y determinan a la gente a huir hacia otras empresas, en teoría, mejor organizadas.
A lo largo de mi experiencia laboral me he encontrado con varios tipos de empresas cliente, he entrevistado a bastantes profesionales y he conocido a mucha gente competente, lo cual me permite hacerme una idea sobre que es sano o no para una empresa IT. No sostengo que los puntos que presentaré darán “la receta” para una empresa sana, hay bastantes cosas que he omitido conscientemente, pero mi intención es exponer lo que a muchos profesionales IT le gustaría tener en su compañía. Es muy difícil construir una empresa funcional de un día para otro, pero lo importante es el progreso, el perfeccionamiento.
I. Misión:
Con el impresionante arranque del sector tecnológico de los últimos 5 años, se han diversificado muchos las áreas de servicios, pero una cosa queda igual: todas las empresas tienen que saber para qué existen, y por qué estan haciendo lo que hacen.
1. Solucionar problemas:
El por qué de cualquier servicio de consultoría IT se justifica mirando a la empresa cliente. La misión de la consultora IT es solucionar los problemas de negocio del cliente, con el objetivo de mejorar su operativa diaria y sus procesos. Y esta meta es accesible si se está fomentando una actitud de “ofrecemos un servicio” a la empresa. El único propósito de cualquier organización de IT es servir a sus clientes a mejorar su negocio. Ayudar a tu equipo a interiorizar este concepto, incrementará el nivel del servicio, del compromiso y la calidad del trabajo, y disminuirá los malos entendidos o las relaciones tensas con el cliente.
2. Construye unas bases sólidas.
Construye un servicio fiable, de calidad y sencillo (KISS, ya sabéis…”Keep It Simple Stupid”) basado en métodos iterativos, de menos a más complejidad (orientados a servicios) para que la empresa (o tu cliente) funcione desde la primera interacción, y realice su trabajo de forma óptima, y obtenga resultados a corto plazo sin sacrificar, repito, los procesos de buena ingeniería y de un soberbio QA. Aquí el campo de las metodologías ágiles ofrece un montón de posibilidades.
3. Mirar hacia el futuro.
A diferencia de un Departamento IT de una compañía, cuya misión es optimizar procesos, reducir costes, minimizar errores humanos, innovar dentro de las tecnologías utilizadas, y proporcionar nuevas formas de obtener beneficio empresarial (B2B o B2C), una consultora IT tiene que estar orientada hacia el exterior. Para mantenerse en el mercado y ampliar sus beneficios la consultora tiene como misión estar siempre al día con las tecnologías de su negocio, saber lo que aparece nuevo en el mercado, quien es su competencia directa y los negocios complementarios. El futuro económico de un consultora viene representado por un buen dominio de la tecnología actual, y si es posible, mucha anticipación del mercado.
II. Comunicación:
En todo equipo IT la clave de la eficiencia total es una comunicación efectiva que se consigue con respuestas rápidas y con pocos errores humanos. Estos son algunas herramientas para alcanzar un buen nivel de comunicación:
1. Comunicación interna.
• Comunicación directa: mantener reuniones frecuentes para repasar las cuestiones pendientes, hacer anuncios, presentar proyectos futuros, o solucionar conflictos de grupo, son muy positivas para el equipo.
• Comunicación 2.0: donde el equipo pueda exponer y compartir sus ideas, aportar contenido, documentos, presentaciones etc. Hay varias soluciones: blogs internos o de cara al “público”, wiki o herramientas como skype, escritorios compartidos para una mejor comunicación con los clientes. Utilizar este tipo de herramientas puede ayudar a evitar muchos conflictos internos y externos y amplificar la cohesión del equipo.
• Comunicación “puertas abiertas”: la dirección está dispuesta a dialogar con el equipo interno, enterarse de los problemas e implicarse en ofrecer soluciones. Las reuniones individuales regulares con todos los miembros del equipo pueden ayudar a construir relaciones, promover el mentoring, motivar a los miembros del equipo. De esta manera el equipo puede entender la parte “política” de un proyecto y la dirección entiende la vertiente “humana” del mismo. La regla será: escuchar, no juzgar y luego tomar las decisiones y plasmar los planes de acción.
2. La comunicación externa con los usuarios y clientes.
La comunicación con los clientes es fundamental porque es un proceso continuo de retroalimentación que ayuda a mantener alineados el negocio y el desarrollo. El estado del avance, el cumplimiento de los hitos, la completud de los requisitos, los prototipos, etc. todas las etapas de un proyecto tienen que ser realizadas en un marco de tiempo (muchas veces demasiado corto), motivo por cual la comunicación con el cliente es crítica. Por esto es esencial, tener, por lo menos, a un miembro de la empresa cliente, a ser posible de negocio, y no de teconología, implicado directamente (o lo más posible) en el proyecto IT. Solo colaborando hay resultados.De nuevo las metodologías ágiles de desarrollo de soluciones nos dan bastantes pistas aquí.
III. Dinámica de grupo.
La manera de interaccionar y trabajar de los miembros de un equipo determina su nivel de eficiencia. Hay muchos factores que pueden influir en la dinámica de un equipo de una manera positiva y negativa, pero me centraré en los factores positivos:
1. La implicación de los miembros del equipo en el proceso de toma de decisiones.
Es recomendable que todos los miembros del equipo participen en el proceso de toma de decisiones y expresen su experiencia y su opinión sobre la mejor solución a adoptar. Es muy importante implicar al equipo en el proceso porque fomenta una actitud positiva y da el sentimiento de pertenencia y del compromiso para el cumplimiento del trabajo.
2. Crear un sistema de gestión transparente y evitar el micromanagement.
Es necesario definir claramente la responsabilidad de cada miembro del equipo. Cuando hay un proyecto o una tarea que debe ser cumplida, el responsable debe comunicar con claridad y definir los siguientes elementos para cada miembro del equipo:
• Los resultados esperados
• El marco de tiempo o el dead line.
• Los recursos disponibles.
• ¿Cómo esta tarea o proyecto se alinea con los objetivos de la empresa, o cliente?
• ¿Qué dependencias existen para completar esta tarea o proyecto?
• La recompensa en el caso de lograr el éxito y lo que el éxito significa en este caso.
• El precio del fracaso y las consecuencias a nivel de departamento, cuenta, etc….
Tener un sistema de gestión transparente es una opción muy ventajosa porque ayuda a establecer expectativas realistas, y permite al responsable del proyecto concentrarse en realizar sus tareas de gestión.
3. Respetar a todos los miembros del equipo.
Todos los miembros del equipo tienen que ser tratados igualmente, porque tratar diferente a un miembro a favor de otro representa siempre una mala idea. La gente empieza sentirse desfavorecida y pierde toda la motivación. La imparcialidad no tiene que ser confundida con el proceso de evaluación de cada miembro del equipo, proceso que implica la identificación de los puntos débiles de cada empleado. El trabajo en equipo funciona cuando los puntos fuertes de una persona ayudan a compensar los puntos débiles de otro miembro del equipo.
4. Fomentar el desarrollo profesional.
Cada gerente es responsable de conocer los objetivos de carera de cada miembro de su equipo. (En muchas empresas, este tema parece tabú y los miembros del equipo están más interesados en el trabajo individual, ganar experiencia y pasar a otra empresa para tener mas sueldo o ascender, etc). Para esto, un buen comienzo puede ser, “¿Dónde quieres estar en 2 años?” En algunos casos, el miembro del equipo puede no tener muy claro los pasos a seguir en su carrera y entonces, el responsable le puede guiar en función de sus puntos fuertes y sus competencias.
Muchos de nosotros pasamos más tiempo en el trabajo que con nuestra familia, motivo por cual es imprescindible desarrollar un ambiente sano de trabajo que nos ofrezca calidad de vida. El ambiente laboral sano implica también un buen procedimiento y documentación, pero estos puntos los elaboré en una segunda parte de este artículo…
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