La fase de planeación y preparación de la visita comercial es el primer paso para lograr visitas efectivas. Esto fue lo que desarrollamos en la primera parte de esta serie de artículos (Consulte aquí la Parte 1). Ahora nos vamos a focalizar en la ejecución de la visita, cuales son los aspectos más importantes a tener en cuenta. En la actualidad el uso de sistema de información tipo SFA (Sales Force Automation) ó CRM (Customer Relationship Management) exigen que se registre información del desarrollo de la visita. Vamos a comentar algunas sugerencias para el uso de la tecnología en la ejecución de la visita comercial. Recordemos que la visita comercial es el canal más costoso de interacción con el cliente potencial o actual. Por esta razón es fundamental lograr altos niveles de productividad a la hora de planear y ejecutar sus visitas comerciales.
Para encadenar con nuestro primer artículo relacionado con las Visitas Comerciales Productivas, recordemos algunos aspectos esenciales: Los vendedores más exitosos son aquellos que logran aplicar un método consistente de planeación de sus visitas comerciales. No son aquellos que más hablan o que demuestran mayor liderazgo. Son aquellos que practican un método consistente y son juiciosos en cuatro elementos:
- Tiene tipificadas las visitas que realizan
- Definen un objetivo claro para cada una de las visitas que ejecutan
- Planean en detalle cada visita y se esmera en contar con los recursos para ejecutar su visita
- Identifican cuales son los Guiones de Visita más adecuados para cada tipo de visita
Una cosa es planear la visita y otra ejecutarla. Procedamos a analizar los principales aspectos de la ejecución de la visita comercial. Si se ha desarrollado un proceso juicioso de planeación, lo primero que usted debe tener totalmente claro es el objetivo de la visita. La primera actividad en la Fase de Ejecución es confirmar con la persona o personas que va a visitar el objetivo de la visita, la fecha, hora, duración y validar quienes asistirán a la reunión. Nunca de por sentado que su contraparte tiene claros todos estos datos. Muchas veces me ha sucedido que doy por hecho que ya habíamos acordado con la persona la fecha y hora, pero pasaron tantos días desde que se hizo este compromiso, que la persona no recuerda los datos o ha olvidado coordinar los diversos aspectos de la reunión.
Asumiendo que usted ya conoce muy bien el objetivo y que coordinó todos los recursos necesarios (por ejemplo, si asiste una persona por parte del cliente con un alto conocimiento técnico y usted sabe que esa persona es clave en sus objetivos, seguramente usted deberá ir acompañado por alguien que pueda apoyar una conversación altamente técnica), pasemos a la ejecución de la visita.
Mi recomendación es que trate de organizar la visita en las siguientes partes:
- Introducción
- Desarrollo
- Conclusiones
- Compromisos
Antes de realizar algunos comentarios sobre cada una de las fases recomendadas, hablemos un poco sobre el uso de la tecnología para la fase de
ejecución de la visitas comerciales. Las visitas comerciales corresponden a una herramienta o mecanismo de comunicación clave para el desarrollo de oportunidades de negocio. Debido a que una visita de esta naturaleza es un proceso en el cual se desarrolla una interacción de comunicación, es necesario que usted se concentre en el proceso de la comunicación, ya sea como receptor del mensaje o como comunicador de alguna información concreta. Por lo tanto usted debe mantener un alto nivel de concentración en el proceso de comunicación y demostrar un sincero interés en lo que su interlocutor le está comunicando. Esto será difícil de lograr si usted se concentra en el uso de un computador o un asistente digital, tipo hand held o Smart Phone. Por más habilidad que usted tenga utilizando este tipo de dispositivos, nunca podrá lograr el mismo nivel de concentración que si solamente se dedica a escuchar a su interlocutor. Supongamos que usted tiene un dominio tan perfecto de la tecnología y de su poder de concentración, tal que esto no lo afecta en su objetivo, pero que sucede con su interlocutor. ¿Será que tiene el mismo poder de concentración y no se distrae con toda la tecnología que usted despliega en su comportamiento? Ahora, usted dirá. Pero en la empresa me exigen registrar en este sistema todo lo que sucede en la visita, es uno de mis indicadores de gestión. Estoy totalmente de acuerdo con el uso de esta tecnología y aún más de acuerdo que lo midan a usted por la efectividad de sus visitas y por el registro de lo que sucede en ellas. Sucede que hay varias alternativas para cumplir con esto, sin necesidad de afectar el desarrollo de la visita comercial. Por ejemplo: Usted puede tomar nota en una libreta de las ideas más relevantes de la reunión, puede anotar en frases muy breves aquellos puntos más importantes. Debe concentrarse en escuchar muy bien a su interlocutor. Usted puede advertir a la otra persona que es importante para usted registrar algunos datos de la visita al final de la misma y que para esto hará uso del computador o del dispositivo móvil. Indique a la otra persona cuanto podrá tomar esto. que lo hará al final y recalque la importancia de hacer esto para el bien de la relación comercial. Usted puede iniciar la visita registrando en su sistema los datos básicos de la misma (esto depende de como opera su sistema y del proceso de visita que utilice), luego advierte que al final de la reunión tomará en este aparato algunos datos de relevancia, deje a un lado la tecnología y concéntrese en la visita. Tome notas de los puntos relevantes. Cuando usted vea que el objetivo de la reunión de ha logrado, proceda con el cierre, para lo cual recurre a la advertencia que hizo al inicio de la misma, indicando que registrará en su sistema algunos puntos clave. Si en la visita que usted realiza necesita registrar alguna información de tipo transaccional (toma de pedidos, registro de una orden, recaudo de cartera, configuración de una solución, etc.), es el momento para hacerlo. Nunca le de prioridad a la tecnología, esta es una ayuda y un instrumento, la prioridad la tiene el objetivo de su visita y su interlocutor, concéntrese en el logro del objetivo a través de una comunicación efectiva con su interlocutor, luego le puede dar paso a la tecnología.Así la visita sea para tomar una orden o pedido, no trate de hacerlo como primera actividad de la visita. Si usted ha planeado bien su visita, seguramente tiene más información que suministrarle a su cliente, debe tratar de conocer que nuevas acciones y elementos hay en la actividad del cliente, usted puede haber trabajado en sugerencias de cantidades de pedidos, debe dedicar un tiempo para comentar estos aspectos. Cuando hablamos de visitas en proceso comerciales de bienes o servicios de alta implicación, es aún más importante dejar de lado la tecnología en el preciso momento del desarrollo de la conversación.
Por lo tanto, es fundamental usar la tecnología, pero no durante el desarrollo de una conversación de tipo comercial.
Ahora veamos algunos comentarios sobre las principales fases de la visita comercial:
Introducción. Esta fase es muy importante, sobre todo si esta es la primera visita comercial a este cliente potencial o actual. Siempre utilizo la introducción para dejar claro cual es el objetivo de esta visita. Obviamente hay algunas guías de comportamiento que se deben aplicar como presentaciones, intercambio de tarjetas de presentación, etc. Para mi lo más importante en esta fase es que haya claridad en quienes son los participantes y cual es el objetivo de la visita. Adicionalmente es importante validar los temas a tratar (la agenda de desarrollo de la visita) y el tiempo disponible. Un punto importante aquí es el siguiente. Si hay asuntos pendientes anteriores con este cliente, como compromisos abiertos, quejas, reclamos, etc., es necesario iniciar por estos temas. Para avanzar en cualquier otro tópico es fundamental dar claridad sobre asuntos pendientes.
Desarrollo. Esto depende de cada tipo de visita (esto lo vimos en el primera parte de esta serie de artículos). En general, la recomendación aquí es no perder el foco del objetivo que se desea lograr. Esta parte exige una alta concentración y una estrategia clara, que usted debió haber planeado, para el desarrollo de la visita. Supongamos que es una visita de calificación de oportunidad de negocio. El desarrollo de la visita deberá centrase en escuchar cual es la necesidad del cliente y que visión de solución a esta necesidad tiene el potencial cliente. En su planeación usted debío incluir una serie de preguntas para obtener la información necesaria. Usted va guiando la conversación y cumpliendo su proceso de calificación mentalmente. Hemos escrito varios artículos sobre la importancia de saber escuchar. Por favor consúltelos a continuación para complementar esta lectura.
Saber escuchar. La base para una correcta comunicación en la venta relacional
Venta Consultiva - Comunicación efectiva como base para cimentar el proceso de venta
Escuchar inteligentemente - La habilidad de ventas que genera mayor productividad
Conclusiones y Compromisos. Trate siempre de resumir los temas tratados y lograr consenso sobre las conclusiones de la visita. Ratifique cuales son los compromisos que quedan para las partes y deje un registro formal de esto. Es aquí donde puede recurrir a la tecnología para efectos de registrar la información relevante de la reunión y de cumplir con las requisitos que su empresa ha establecido para este tipo de actividad. La mejor forma de poder realizar un seguimiento a los resultados de la visita y de los compromisos acordados, es enviar una documento, tipo acta o algo similar, el cual podrá ser utilizado al inicio de la siguiente reunión o visita para validar el cumplimiento de los mismos.
En la próxima entrega de esta serie hablaremos de cuales son los elementos importantes a tener en cuenta después de realizada la visita comercial.
http://www.cumpliendolacuota.com/articles/49/1/Visitas-Comerciales-Productivas---Parte-2/Page1.html
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