¿Qué es y cómo se logra la Automatización de la Fuerza de Ventas?

¿Cómo saber si este artículo es para usted y su empresa?
Resuelva estas sencillas preguntas...
1.- ¿Para sus ejecutivos de venta, la venta es sólo un arte?
2.- ¿Es fácil saber la productividad de los ejecutivos de ventas en su empresa?
3.- ¿Es sencillo para su Gerente de Ventas obtener pronósticos de ventas confiables?
4.- ¿Conoce cuántos prospectos llegan a su empresa por teléfono diariamente?
5- ¿Los ejecutivos de ventas realizan un seguimiento efectivo a sus clientes y prospectos?
6- Es frecuente la pregunta del Gerente a los ejecutivos de venta “¿cómo vas con esa cuenta?”
7- Los reportes de ventas según sus ejecutivos son una “pérdida” de tiempo..
8- Toda la información de sus clientes está en las agendas de sus ejecutivos de venta?
9.- Para sus ejecutivos de venta, “cada cliente es único” y por lo tanto no puede sistematizar ni
estandarizar el proceso de venta.
10.- ¿Conoce su Gerencia de Ventas el perfil de compra, preferencias y potencial de cada cliente?
Si respondió más de 3 “no”, entonces prepárese para disfrutar de esta lectura que le brinda
definiciones, reflexiones y consejos prácticos para que la Automatización de su Fuerza de Ventas
(Sales Force Automation) sea una realidad en su empresa.
Definición ...
El diccionario define automatización (automation) como: ejecución automática sin intervención
humana de ciertas labores, procesos. Este concepto aplicado al área de ventas puede sonar a
ciencia ficción, porque al menos en nuestra cultura la venta es una práctica que se fundamenta en
la relación personal y es difícil aceptar que pueda intervenir tanto la tecnología al grado de
desplazar al carismático ejecutivo de ventas.
La primera aclaración sobre el concepto, es que automatización, no significa despersonalización,
significa, optimización de los recursos más valiosos de su empresa y sus vendedores: Su tiempo,
sus clientes y sus productos.
Se puede automatizar....
Cada una de las actividades que se realizan en el proceso de la venta (la etapa de preventa,
venta y postventa) por ejemplo: las actividades de la prospección, como el envío masivo de
cartas personalizadas de presentación por segmento de mercado, por objetivo o por perfil de
prospecto; la aplicación de guiones telefónicos para calificación de prospectos, o generación de
citas, actividades de seguimiento postventa como agradecimientos, felicitaciones o recordatorios a los clientes.
La medición de resultados y la evaluación de la productividad del área de ventas, son aspectos en
los que la empresa puede comprobar algunos de los beneficios de la automatización del área de
ventas, ya que la información de los clientes y los ejecutivos se obtiene en forma confiable y al
instante.
La automatización implica cambios esenciales en el funcionamiento tradicional de las áreas de
ventas, por ejemplo la introducción de la computadora como principal instrumento de trabajo de los ejecutivos o los con conceptos básicos de la venta por proceso para lograr la sistematización de
las actividades de venta y estandarización de actividades.
¿Cómo se logra la Automatización de la Fuerza de Ventas?
Usted puede iniciar la automatización de la fuerza de ventas a través de:
1.- Definición de su proceso de ventas. Etapas y actividad en el proceso de venta,
evidencias y porcentajes de avance. Definición de los indicadores para evaluar la
productividad de ventas.
2.- El personal. Capacitado en el procesote ventas y en las técnicas para realizar el proceso.
Capacitado en el manejo de la computadora. Convencido del uso de la tecnología y del
proceso.
3.- La tecnología. Equipo de cómputo asignado al área de Ventas, la selección de un
software CRM y el diseño de los reportes de productividad.
En pocas palabras, primero definimos actividades, procedimientos, estándares, criterios y luego
automatizamos, de tal forma que un buen consejo es no adquirir una herramienta, tecnología o
software si no se ha logrado con el personal y los procedimientos un enfoque de servicio y
cuidado al cliente.
Las buenas noticias...
Durante años, el mercado de la automatización de la fuerza de ventas estuvo orientado a las
soluciones de alto nivel, miles de dólares por usuario. Hoy en día, el costo para una solución
básica de 1 a 5 usuarios es de $5,200 USD. Una solución básica que incluya software, capacitación y metodología. El software equivale a la tercera parte del costo y la metodología, con
la capacitación corresponden a las dos terceras partes restantes, mismas que garantizan el buen funcionamiento de la tecnología instalada.
El tiempo para realizar un proceso de automatización en el área de ventas, en una solución pequeña o mediana es de aproximadamente 30 días.
Por otra parte, la Automatización de la Fuerza de Ventas es un excelente punto de partida para una solución integral CRM (Customer Relationship Management) ya que es sencillo identificar en
esta área el costo beneficio mediante incremento de las ventas, retención de clientes o mejora en la organización y control del área.
Consultor:
Ing. Miguel, García Santillán
Soluciones CRM
mgarcia@asesoriacreativa.com.mx