Con la implementación de TACTICA, ZNET logró unificar en un solo sistema todos los procesos de la empresa, además de que puede generar reportes en forma sencilla para conocer el estado de situación de los pedidos y tener un mejor control sobre la facturación.
El desafío
ZNET Soluciones Informáticas se especializa en brindar soporte técnico de PCs y servidores bajo entorno Windows, además de administrar redes de datos y proveer soluciones de protección y seguridad de correo electrónico e Internet. Es así como la gestión y el registro de los pedidos de sus clientes resulta un tema sensible en su organización.
Hernán Clarenc, apoderado y consultor informático de ZNET, sabía que contar con varias planillas de Excel y bases de Access para el registro de toda la información no era un sistema eficiente. “Se hacía muy tedioso, impráctico e impreciso reunir los datos, cruzarlos y realizar estadísticas. Estaban dispersos y formateados con diferentes criterios, resultando ineficiente para un control y como fuente confiable en la toma de decisiones de la empresa”, resume Clarenc.
La solución
Gracias a la recomendación de un conocido, llegaron a descargar una demo y probar las funcionalidades de TACTICA. El resultado fue la implementación del sistema al poco tiempo. Así lo recuerda Clarenc: “nos pareció complejo, pero al mismo tiempo reunía en una sola herramienta todas las áreas que deseábamos implementar: CRM, ERP y el módulo de Soporte, muy utilizado ya que es nuestro principal servicio”.
Rápidamente, el uso del software se extendió a varias áreas de la empresa, ya que descubrieron que unificar todo en un sistema les permite saber en qué parte del proceso de compra-venta se encuentra un determinado producto, cliente, servicio de cobranza, pagos, o fondo; haciendo que la gestión de la empresa sea más eficiente.
Los resultados
Son varias las ventajas que enumera Clarenc de TACTICA: “precio accesible, flexibilidad en al acceso a los datos de la base y en la creación de reportes, inclusión de CRM y ERP en un solo producto”. Pero quizás el mejor resultado es el que pudo medir con la experiencia: “a principios de año contratamos un encargado de soporte que utiliza el sistema para el registro de los problemas técnicos por los cuáles nos consultan los clientes. Así realizamos la asignación de los técnicos y la impresión de los órdenes de soporte; y gracias a los reportes que hemos generado, podemos saber cuántas horas, qué técnico lo visitó y qué se hizo en cada cliente en el mes, logrando una facturación más precisa de los servicios. Antes nos pasaba que a veces algo no era facturado y cobrado porque todo era hecho por una sola persona con herramientas poco adecuadas”.
Es por eso que al tener parametrizados los procesos de toda la organización con TACTICA, hoy ZNET puede diferenciar y repartir tareas específicas que resultan esenciales para una buena gestión, sobre todo en una empresa donde el servicio está puesto en primer lugar.
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