Almatec gestiona con TACTICA

La empresa proveedora de equipos para logística pasó de las planillas de cálculo y el Word a un sistema de CRM/ERP integral, con el que puede consultar el historial de cada cliente, verificar stocks y administrar campañas de marketing.

El desafío

Como la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en expansión, Almatec manejaba los presupuestos y la base de datos de sus clientes con las herramientas de oficina básicas, como Excel y Word. De esta manera, no podía administrar con eficiencia la información sensible de la empresa, ni realizar un seguimiento de los pedidos, o analizar la facturación para tomar decisiones.

Por esa razón, comenzó a buscar una aplicación específica que le permitiera sistematizar la gestión de la empresa. Así, lograría simplificar la confección y envío de presupuestos, y administrar los datos de sus clientes con una sola herramienta que pudiera compartir toda la organización.

La solución

Según cuenta Fernando Ottalagano, titular de Almatec, recibieron la propuesta de TACTICA y comenzaron a utilizar el sistema cuando sólo era CRM. Al tiempo, cuando se integró el ERP, lo implementaron de inmediato para poder sistematizar también los pedidos, la facturación y las cobranzas.

Si bien se decidieron por la solución de TACTICA debido a su enfoque hacia el área comercial, el uso de la herramienta hoy se encuentra extendido a varios sectores de la empresa: ventas, administración (finanzas y contaduría), despacho, marketing, comercio exterior y servicio post venta. “Nos permite tener un mejor seguimiento de nuestros clientes, futuros clientes y proveedores; y nos organiza el proceso de facturación de ventas y compras. Además, nos proporciona una gran ayuda en la parte de stock y contabilidad de la empresa”, explica Fernando.

Los resultados

Del manejo de la información con las herramientas de Office -como lo hacían antes- al uso de un sistema integral, los resultados impactaron en toda la organización: “mejoramos los procesos de cotización y seguimiento comercial y pudimos crear un historial de cada cliente, para saber qué se le presupuestó, qué compró y cómo pagó. Además, podemos cargar una campaña publicitaria y enlazarla a los presupuestos que genera y a las ventas que produce, para ver el rendimiento de cada una y conocer el costo de implementar cada campaña”, destaca Fernando.

Con relación a la atención al cliente, gracias a TACTICA optimizaron la administración de los datos, de modo que cuando una persona se comunica con la empresa, quien lo atiende puede verificar rápidamente qué pedidos tiene pendientes, las compras que realizó con anterioridad, qué productos tiene con su número de serie y si se encuentra en garantía. Al mismo tiempo, con el módulo de stock los vendedores pueden saber a simple vista qué equipos se encuentran disponibles para la venta y consultar, desde el módulo de requerimientos, cuáles están por ingresar.